DASAR KOMUNIKASI DAN KOMUNIKASI
BISNIS
· Pengertian &
Cakupan Komunikasi
Komunikasi adalah suatu proses
penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih
dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu
yang diharapkan. Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah
suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis
lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa
Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti “sibuk” dalam konteks
individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan
aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.
Berikut
pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli :
Pengertian
komunikasiabisnis menurut Purwanto : Komunikasi bisnis adalah
komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam
bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal untuk mencapai tujuan
tertentu.
Pengertian komunikasi bisnis menurut Katz (1994:4): Komunikasi Bisnis adalah adanya pertukaran ide, pesan,
dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersil.
Komunikasi bisnis’ diartikan sebagai komunikasi yang terjadi dalam dunia bisnis
dalam rangka mencapai tujuan dari bisnis itu (Katz, 1994). Istilah ‘bisnis’
dalam konteks ini diterjemahkan sebagai suatu organisasi perusahaan.
Cakupan / Ruang Lingkup Komuikasi Bisnis :
Ada lima komponen yang penting untuk diperhatikan dalam
proses komunikasi, yaitu :
1. Pengirim pesan (sender
atau komunikator).
2. Pesan yang dikirimkan
(message).
3. Bagaimana pesan tersebut
disampaikan (delivery channel atau media).
4. Penerima pesan (receiver
atau komunikan.
5. Umpan balik (feedback)
atau effect.
Kelima komponen penting yang
harus diperhatikan dalam proses komunikasi diatas tidak hanya berlaku untuk
komunikasi bisnis, tetapi dalam dunia pendidikan kelima komponen tersebut juga
penting untuk diperhatikan. Hal itu diperlukan untuk mencapai sebuah tujuan
belajar yang diharapkan melalui komunikasi yang efektif. Komunikasi yang
efektif dalam pembelajaran banyak ditentukan oleh keaktifan selama proses
belajar berlangsung yaitu adanya bentuk komunikasi dalam bentuk timbal balik
berupa pertanyaan dan jawaban pertanyaan dari sebuah proses belajar mengenai
topik tertentu yang dibahas dalam proses belajar tersebut.
Unsur-Unsur dalam Komunikasi
Dalam
komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu :
1. Memiliki tujuan, artinya
komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan
organisasi.
2. Pertukaran, dalam hal ini
melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.
3. Gagasan, opini, informasi,
instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan,
situasi, dan kondisinya.
4. Menggunakan saluran personal
atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu
atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
5. Meggunakan simbol atau
sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh
penerima untuk menyampaikan pesan.
6. Pencapaian tujuan
organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga
formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
oleh manajemen.
Bentuk Komunikasi Bisnis
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis,
yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.
1. Komunikasi verbal
Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah
satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan
(written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat
kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.
2. Komunikasi nonverbal
Komunikasi nonverbal
merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis.
Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga
sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat,
ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara.
Pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan
dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.
Adapun Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan ,
yaitu :
· Menyediakan dan memberikan
informasi
· Mangatur alur suatu
percakapan
· Mengekspresikan emosi
· Memberi sifat dan melengkapi,
menentang atau mengembangkan pesan- pesan verbal
· Mengendalikan atau
mempengaruhi orang lain
· Mempermudah tugas-tugas
khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah
Dalam prakteknya tentu
komunikasi verbal dan non verbal dapat bergabung agar penyampaian sebuah
informasi dapat mudah dipahami. Contohnya komunikasi yang dilakukan seorang
pemimpin untuk menyuruh bawahannya dimana melalui ucapan dan ekspresi wajah
yang tepat akan mempermudah penyampaian maksud dan tujuan yang akan disampaikan
sehingga tidak akan terjadi sebuah kekeliruan.
· Bisnis dalam Pandangan Komunikasi
Dalam konsep dan azas
komunikasi modern yang lebih menekankan pada kebutuhan komunikan dan kesiapan
dari komunikan dalam proses komunikasi, hal ini lebih pentinga dari fungsi
pesan dan tujuan dari komunikator, ini disebabkan oleh prinsip – prinsip yang
lebih modern yang lebih mempertimbangkan dan memperhitungkan pada peluang dari
pada produksinya. Walaupun konsep permintaan berkaitan dengan konsep permintaan
(Anda dapat mempelajari ekonomi mikro), tetapi dalam kenyataan di pasar tidak
secara otomatis jika pada saat kelebihan barang dan jasa secara langsung akan
membuat pasar menjadi jenuh atau sebaliknya dengan kelangkaan barang dan jasa
akan menyebabkan timbulnya suatu peluang pasar, mengapa demikian, hal ini
disebabkan oleh :
- Secara realita
psikologis suatu kebutuhan dapat diciptakan.
Kebutuhan akan barang secara individual, dalam kontek ini
peluang pasar dapat di buat dengan mekanisme komunikasi secara berkesinambungan
dengan membentuk nilai – nilai sosial, preferensi dan fungsi.
-Peluang pasar ditentukan oleh citra, kebutuhan dan perilaku konsumen tentang
barang dan jasa. Jika suatu produk dapat menyakinkan konsumen dalam hal kredibilitas,
memiliki fungsi, ada jaminan keamanan dan memiliki keunggulan lain, maka
peluang pasar akan terbentuk.
Secara umum selalu timbul
permasalahan dimana konsumen – pasar tidak mengetahui informasi dan keberadaa
barang dan jasa di pasar, yang disebabkan umumnya kurang baik dan kurang
memadai dalam menjalankan strategi komunikasi. Hal ini harus dikembangkan
strategi komunikasi yang baik dan efektif ke pasar, yaitu dengan menjalankan
promosi, seperti:
- Kegiatan hubungan antar
manusia
- Kegiatan hubungan
masyarakat
- Kegiatan advertensi atau
iklan
- Kegiatan promosi melalui
media elektronik
- Kegiatan promosi dan
penjualan melalui media internet
- Mengembangkan system informasi
perusahaan
Mengembangkan keahlian
komunikator dalam bisnis.
PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS
A. Peranan Komunikasi dalam Bisnis
Keberhasilan
komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan
pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman
ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku
komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi
organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis
dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih
mudah dan jelas.
Secara
empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan
dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya
diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu
yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus
dipraktikkan.
Hasil
studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa
kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor
personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau
mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain,
kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu
SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat
diumpamakan seperti darah
dalam tubuh dan kunci kesuksesan.
Keberhasilan
komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam
komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis
komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :
1. Persepsi
Komunikator
harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2. Keberhasilan
Teknologi Informasi dan Komunikasi
Salah
satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi
dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan
komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain,
pertama, cakupan (range)
produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan
besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi
yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula.
Kedua, Coverage.
Diperlukan
provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi
manufaktur yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area).
Ketiga, unjuk kerja (performansi).
Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat
dilakukan. Keempat,Biaya.
Faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar
efisiensi tetap dapat ditingkatkan.
B. Tujuan dari Komunikasi dalam
Bisnis
Secara
umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :
1.
Memberi Informasi
Tujuan
pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain, contoh seorang pemimpin perusahaan ingin
mendapatkan pegawai yang diharapkan, maka dia memasang iklan melalui mass
media, memasang website/situs di jalur internet, dalam hal ini setiap media
mempunyai kelebihan dan kekurangan dilihat dari jangkauan dan biayanya, untuk
itu harus memilih media mana yang akan dipilih dan itu tergantung pada
kebijakan perusahaan dengan melihat kemampuan internal perusahaan tersebut.
Contoh yang lain misalnya sebuah Departemen Store memasang tulisan diskon
besar-besaran pada produknya.
2.
Memberi Persuasi
Tujuan
kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar, hal ini sering dilakukan
terutama yang berkaitan dengan penegasan konfirmasi pesanan pelanggan atau
negoisasi dengan pelanggan, agar kedua pihak memperoleh manfaat secara
bersama-sama tanpa ada yang merasa dirugikan.
3.
Melakukan Kolaborasi
Tujuan
ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi, atau kerja sama
bisnis antara seseorang dengan orang lain, melalui jalinan komunikasi bisnis
tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, saat
sekarang seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi komunikasi maka seseorang
dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi seperti telpon, faksimile,
telpon seluler, internet surat elektronik, teleconference. Teknologi komunikasi
tersebut sangat penting artinya dalam pererat kerjasama bisnis.
3.
Umpan Balik dan Bentuk-Bentuknya
Dalam
melakukan komunikasi bisnis, terdapat 2 manfaat secara umum yang dapat
diperoleh. 2 manfaat tersebut adalah;
1. Manfaat
Eksternal
Komunikasi
bisnis dengan pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam
keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di
mata masyarakat. Contohnya: laporan, brosur dan presentasi bisnis yang
disusun secara profesional dapat meningkatkan citra perusahaan.
Komunikasi
bisnis yang tidak efektif yaitu sangat mahal biayanya, menurunkan cita
perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.
2. Manfaat
Internal
Kemampuan
berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan.
8 hal
yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif;
a). Kemampuan
bekerja keras
b).
Kemampuan manajemen
c).
Kepercayaan diri
d).
Kemempuan mengambil keputusan yang sehat
e).
Latar belakang akademis
f).
Mempunyai ambisi untuk maju
g).
Kemampuan berkomunikasi secara efektif
h).
Berpenampilan menarik
C. Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi
Komunikasi
seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali. Faktor
kesalahpahaman yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi
dalam 3 jenis sebagai berikut :
1. Hambatan
Teknis
Hambatan
jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap
kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan
fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan
baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran
komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
2. Hambatan
Semantik
Gangguan
semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara
efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat
bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas
bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari miss komunikasi semacam ini,
seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan
karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan
penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
3. Hambatan
Manusiawi
Hambatan
jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang
yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut
Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup hambatan yang berasal dari perbedaan
individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status,
keterampilan mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi. Hambatan
yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial
dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut.
Singkatnya
ada lima hambatan dalam komunikasi, yaitu :
1. Jenis
Kelamin
2. Usia
3. Budaya
4. Pekerjaan
5. Waktu
D. Memperbaiki Komunikasi dalam
Organisasi
Untuk
dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa
persyaratan, antara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas,
pengendalian, dan kecocokan / keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan
memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1. Membuat
satu pesan secara lebih berhati-hati
2. Minimalkan
gangguan dalam proses komunikasi
3. Mempermudah
upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan
Beberapa
hal untuk mengatasi hambatan komunikasi bisnis:
1. Mendorong
iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan
2. Menyederhanakan
struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat
3. Mempromosikan
komunikasi horizontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide
4. Membuat
pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang
5. Membuat
saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
A.
Pola Komunikasi Bisnis
Secara umum pola kumunikasi (patterns of
communication) dibedakan menjadi 2 saluran (Purwanto,2006:40-45), yaitu :
a. Saluran
Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi,
garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau
kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya.
Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada
bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:
1. Komunikasi
dari atas ke bawah
Komunikasi dari atas ke bawah
(top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah
(karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah,
instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:
o Memberikan
pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
o Memberikan
informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,
o Memberikan
informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
o Memberikan
umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
o Menyajikan
informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan
pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
2. Komunikasi
dari bawah ke atas
Atau disebut buttom-up
communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan)
menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang
selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.
3. Komunikasi
Horizontal
Atau
horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral
communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang
memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan
komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan
memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan
sejajar.
4. Komunikasi
Diagonal
Atau
diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level)
organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager
pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi,
antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.
b. Saluran
Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi
informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan
jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi
secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum,
seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia
olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga
membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.
B. Mengelola Komunikasi Bisnis
Ada 2 hal yang perlu
diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :
1. Penanganan
pesan-pesan yang bersifat rutin
Untuk dapat memaksimalkan
manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut
ini:
a. Mengurangi
jumlah pesan
b. Instruksi
yang jelas
c. Mendelegasikan
tanggung jawab
d. Melatih
petugas
2. Penanganan
Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis
di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya
krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan
produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis
komunikasi tersebut, ada 2 falsafah dalam komunikasi yaitu:
a. Bersikap
diam, tidak mengatakan sesuatu, atau
b. Katakan
apa yang terjadi dan segera
Namun, beberapa ahli
hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis
rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa
yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public
(masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan
harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang
paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran
tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa
penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi
emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi
untuk mempertinggi rasa percaya diri.
Dalam situasi krisis ekonomi, ada
beberapa hal yang dapat dilakukan seperti :
a. Siapkan
tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis
b. Usahakan
agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
c. Ciptakan
sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan
berbagai peralatan elektronik komunikasi
4. Ceritakan
suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang
salah segera mohon maaf
5. Tunjukkan
keseriusahan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.
C. Masalah
Komunikasi dalam Organisasi
Faktor hambatan yang biasanya
terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:
1. Hambatan
Teknis
Hambatan
ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap
kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas
dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di
bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi
dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
2. Hambatan
Semantik
Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau
ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang
diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi
tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi
semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai
dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan
kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
3. Hambatan
Manusiawi
Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh
orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.
Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :
a. Hambatan
yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi,
umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi,
dan penyaringan informasi.
b. Hambatan
yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial
dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut.
Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari
aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak
pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam
mencapai tujuan organisasi.
Dalam lingkup
organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi,
yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan
manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan
sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang
merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu dengan lainnya dan berfungsi
dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau
informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam
struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan
organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar
pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agarpihak lain
bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan
atau kegiatan.
Dalam proses
komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan
berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar
belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau
informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan
7 C, yaitu :
1. Completeness
(Lengkap)
Suatu
pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang
diperlukan agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan
harapan pengirim pesan.
2. Conciseness
(Singkat)
Suatu pesan dikatakan
concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin
(singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan
gagasannya.
3. Consideration
(Pertimbangan)
Penyampaian pesan hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan
mengutamakan penerima pesan.
4. Concreteness
(Konkrit)
Penyampaian
pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas
5. Clarity
(Kejelasan)
Pesan hendaknya
disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan
serta memiliki makna yang jelas.
6. Courtessy
(Kesopanan)
Pesan
disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan
baikdalam komunikasi bisnis.
7. Correctness
(Ketelitian)
Pesan hendaknya
dibuat dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang
benar (formal atau resmi).
JENIS-JENIS KOMUNIKASI
A. Jenis jenis
komunikasi menurut cara penyampaianya
1.
Komunikasi lisan : Yang
dimaksudkan dengan komunikasi lisan adalah komunikasi yang terjadi secara
langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, yang artinya komunikasi bentuk ini
dilakukan antara kedua belah pihak secara bertatap muka.
2. Komunikasi tertulis :
Komunikasi tertulis adalah salah satu bentuk komunikasi yang berupa tulisan,
komunikasi ini biasanya berupa:
·
Dibuat dalam bentuk surat
dan dipergunakan untuk menyampaikan suatu berita yang singkat, jelas, dan
dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.
· Naskah, naskah biasanya
dipergunakan untuk mengirim berita yang sifatnya komplek.
·
Balngko- blangko,
dipergunakan untuk mengirimkan suatu berita dalam bentuk daftar.
·
Gambar dan foto, komunikasi
bentuk ini biasanya karena hal yang ingin disampaikan tidak dapat dilukiskan
dengan kata-kata atau kalimat.
·
Spanduk, spanduk biasanya
digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi massa yang sasaranya adalah orang
banyak.
B. Jenis jenis
komunikasi menurut kelangsunganya
Dalam
sebuah proses komunikasi yang dilakukan oleh dua orang ataupun lebih, dapat
diketahui interaksi antara kedua belah pihak atau lebih tersebut sebagai mana
berikut:
1.
Komunikasi langsung : Proses
komunikasi langsung maksudnya adalah bahwa komunikasi yang dilakukan tanpa
bantuan, campur tangan, perantara pihak lain ataupun media komunikasi serta
tidak dibatasi oleh jarak.
2.
Komunikasi tidak langsung :
Komunikasi tidak langsung dilakukan melalui perantara, baik itu pihak ketiga
atau bantuan alat-alat komunikasi lainnya.
Sponsors Link
C. Jenis jenis
komunikasi menurut perilakunya
Komunikasi dipelari
oleh manusia melalui proses kehidupannya, melaui belajar, bersosial dan lain
sebagainya yang tentunya akan secara otomatis dipengaruhi oleh perilaku dan
posisi seseorang didalam masyarakat, berikut merupakan jenis komunikasi menurut
perilakunya:
1.
Komunikasi formal :
Komunikasi formal biasanya terjadi dalam suatu organisasi, komunikasi seperti
ini biasanya sudah mempunyai aturan dan tata caranya sendiri menurut rules dari
organisasi atau perusahaanya.
2.
Komunikasi informal :
Komunikasi informal terjadi dalam suatu oraganisasi yang tidak ditentukan dalam
struktur organisai dan tidak dapat pengakuan resmi yang juga tidak berpengaruh terhadap
kepentingan organisasi yang bersangkutan, misalnya adalah obrolan antar teman,
desa-desus dan lain sebagainya.
3.
Komunikasi nonformal :
Komunikasi nonformal adalah komunikasi yang terjadi antara bersifat formal dan
informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan
organisasi.
D. Jenis jenis
komunikasi menurut maksudnya
Menurut
maksud dilakukanya komuniksi ada beberapa komunikasi yang jika diperhatikan
dilakukan dengan maksud tertentu dari yang menyampaikan informasi, inisiatif
komunikator menjadi suatu penentu diantaranya adalah:
1.
Pidato
2.
Ceramah
3.
Wawancara
4.
Memberi tugas atau perintah
E. Jenis jenis
komunikasi menurut ruang lingkupnya
Ruang
lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi yang sedang
dilakukan. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai
berikut :
1.
Komunikasi Internal.
Komunikasi yang
berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang
terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja (komunikasi
yang dilakukan orang dalam). Didalamnya komunikasi internal dibagi lagi menjadi
3 macam yaitu:
·
Komunikasi vertikal
·
Komunikasi horizontal, dan
·
Komunikasi diagonal
2.
Komunikasi Eksternal.
Komunikasi eksternal
merupakan komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak masyarakat
yang ada di luar organissi atau perusahaan tersebut.
Komunikasi dengan
pihak luar dapat berbentuk :
1.
Eksposisi, pameran, promosi,
publikasi, dan sebagainya.
2.
Komperensi pers
3.
Siaran televise, radio, dan
sebagainnya.
4.
Bakti social, pengabdian
pada masyarakat, dan sebagainnya.
Komunikasi eksternal
dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasama
dengan masyarakat luas sehingga pihak yang berkepentingan dapat berkontribusi
terhadap perusahaan sekaligus daerahnya.
F. Jenis jenis
komunikasi menurut aliran informasi
Komunikasi yang
didasarkan menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :
1.
Komunikasi satu arah, yaitu
merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja.
2.
Komunikasi dua arah, yaitu
merupakan komunikasi yang bersifat timbale balik, dalam hal ini komunikasi
diberi kesempatan untuk memberikan respons atau feedbeck kepada komunikatornya.
3.
Komunikasi ke atas yaitu
merupakan komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan
4.
Komunikasi ke bawah, yaitu
meruakan komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.
5.
Komunikasi kesamping, yaitu
merupakan komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan
sejajar. Dengan demikian arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk
interaksi komunikasinya.
G. Jenis jenis
komunikasi menurut jaringan kerja
Di
dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan dapat terlaksana
menurut sistem yang ditetapkanya dalam jaringan kerja yang dinanungi.
Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi
1.
Komunikasi jaringan kerja
rantai : Komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan
komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
2.
Komunikasi jaringan kerja
lingkaran : Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk
seperti lingkaran.
3.
Komunikasi jaringan bintang
: Komunikasi yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya yang dilalui lebih
pendek.
H. Jenis jenis
komunikasi menurut peranan individu
Komunikasi
yang dilakukan seseorang atau individu kepada pihak-pihak lain baik secara
kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat
mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain
:
1.
Komunikasi antara individu
dengan individu yang lain
2.
Komunikasi antara individu
dengan lingkungan yang lebih luas
3.
Komunikasi antara individu
dengan dua kelompok atau lebih
I. Jenis jenis
komunikasi menurut jumlah pelaku dalam komunikasi
Komunikasi
yang selalu terjadi diantara sesama manusia baik individu maupun kelompok.
Jumlah dari orang yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu
sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan.
TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI
BISNIS
A.
KEUNTUNGAN
MENGUASAI TEKNOLOGI INFORMASI
Kemajuan
yang telah dicapai manusia dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi
(TIK) merupakan sesuatu yang patut kita syukuri karena dengan kemajuan tersebut
akan memudahkan manusia dalam mengerjakan pekerjaan dan tugas yang harus
dikerjakannya. Namun, tidak semua kemajuan yang telah dicapai tersebut membawa
dampak positif. Diantara kemajuan yang telah dicapai tersebut ternyata dapat
membawa dampak negatif bagi manusia. Dibawah ini akan dipaparkan dampak positif
(keuntungan) dan negatif(kerugian) dari penggunaan Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK) dalam bidang sosial, pendidikan, ekonomi, dan pemerintahan.
Keuntungan
:
·
Dalam Bidang Sosial
Kemajuan
teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu
tempat dan tempat yang lain.
·
Dalam Bidang Pendidikan
1.Informasi
yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan
pendidikan.
2.Inovasi
dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang
semakin memudahkan proses pendidikan.
3.Kemajuan
TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasisteleconference yang
tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.
4.Sistem
administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar
karena penerapan sistem TIK.
·
Dalam Bidang Ekonomi
1.Semakin
maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.
2.Bisnis
yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi
bisnis suatu perusahaan atau perorangan
3.Dengan
fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan
mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.
·
Dalam Bidang Pemerintahan
1.Tenologi
Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang
disebut e-government membuat
masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program
yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.
2.e-government juga
dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa
meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.
3.Masyarakat
dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah
sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.
B.
PEMANFAATAN
TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS
Dalam
dunia bisnis Teknologi Informasi dan Komunikasi dimanfaatkan untuk perdagangan
secara elektronik atau dikenal sebagai E-Commerce. E-Commerce adalah
perdagangan menggunakan jaringan komunikasi internet.
Teknologi
Informasi dan Komunikasi Bagi Dunia Bisnis
·
Pemanfaatan TIK di Sektor Bisnis.
Bagi
dunia bisnis, jejaring telekomunikasi awalnya digunakan seperti halnya jejaring
listrik, distribusi air, dan jejaring utilitas lain. Ini merupakan sumber yang
penting, tetapi dulu perusahaan memiliki pengaruh yang kecil.
Perusahaan-perusahaan memiliki pilihan yang terbatas atas layanan yang
diperoleh dari penyediaan layanan yang dikelola secara monopoli. Hari ini, para
pengguna korporat meletakkan bersama keseluruhan jejaring di bawah kontrol
mereka, memotong-pintas jejaring publik sebagian atau seenuhnya. Deregulation
dan teknologi digital baru telah mengizinkan perusahaan untuk secara sadar merancang
dan mengoperasikan jejaring telekomunikasi internal dan privat untuk
meningkatkan posisi kompetitif mereka. Apa yang dulunya merupakan biaya untuk
menjalankan bisnis, sekarang menjadi sumber keuntungan kompetitif.
Layanan
TIK sekarang digunakan oleh semua sektor ekonomik, mulai dari pertambangan dan
pertanian sampai layanan finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring
privat ini hadir di semua industri global, di mana perusahaan multinasional
menjadi perusahaan jejaring. Para pengguna bisnis berskala besar memiliki
kebutuhan akan sistem yang cost-effective, leluasa, aman, automated, terpadu
dan terandalkan. Jika para penyedia layanan lokal tidak dapat memenuhi
kebutuhan ini, dengan biaya yang masuk akal, perusahaan-perusahaan besar
memiliki pilihan untuk mengembangkan sendiri jejaring privat.
Perusahaan
multinasional telah dapat mengkoordinasikan produksi dan marketing dengan
sistem komunikasi berbasis satelit dengan kapabilitas video-conferencing, untuk
tujuan mengkoordinasikan pengembangan produk dan disain manufaktur.
Perusahaan-perusahaan
kecil lebih terbatas kemampuannya untuk mengembangkan jejaring TIK sendiri
ataupun untuk menyewa, karena besarnya biaya. Ini menjadi pilihan yang ekonomik
hanya jika organisasi tersebut cukup besar untuk menimbulkan cukup trafik untuk
menghasilkan penghematan. Oleh karena ini, perusahaan-perusahaan global
merupakan pihak-pihak yang pertama yang mengadopsi TIK baru. Sektor-sektor yang
sangat bergantung pada TIK mencakup, antara lain perusahaan-perusahaan layanan
finansial.
Pada
ruang lingkup yang lebih luas, sebagai contoh pada lingkungan bisnis, kehadiran
teknologi informasi mulai disadari dapat menghadirkan berbagai solusi yang
dapat membantu proses bisnis yang ada. Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai
dibangun dan secara konstan diminta untuk mengembangkan suatu layanan,
mengembangkan suatu sistem, dan mengoptimalkan efesiensi bisnis berbasis
teknologi informasi.
Pera Teknologi Informasi dalam meningkatkan keunggulan Kompetitif
Perusahaan
di masa era informasi adalah masa transformasi yang revolusioner, Kinerja
perusahaan tidak hanya dinilai dari sisi financial dan aktiva tetapi membahas
segala aspek yang harus menyediakan cost leadership, diffrention, dan focus.
Era informasi perusahaan lebih responsif untuk menjawab tantangan pasar,
persiapan untuk menghadapi tantangan perusahaan saat ini banyak mulai
memutuskan untuk outsourcing untuk memperbaiki kinerja perusahaan terkait
dengan proses bisnis yang bukan merupakan core competence atau core business-nya.
Diharapkan dengan menyerahkan pengelolaan proses tersebut ke tangan perusahaan
lain sebagai mitra bisnis yang memiliki core business di bidang tersebut,
terciptalah sebuah proses dengan kinerja optimal
Komunikasi
Bisnis dengan Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Komunikasi
adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara
dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau
menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan
apresiasi.
Persaingan
yang keras dalam dunia bisnis tentunya sangat membutuhkan suatu perusahaan yang
dapat menangani akan hal itu diberbagai situasi yang menantang. Semua bisnis
tentunya juga membutuhkan semua informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat
dipercaya, yang mana bisa semua permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan
melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi ( ICT ).
Pergerakan
bisnis yang semakin cepat menuntut komunikasi (suara, data dan informasi) yang
lebih lebih cepat guna mempertahankan pelanggan, pemasok, dan, bahkan, dalam
menghadapi persaingan.
Telepon
Sebagai media Komunikasi Bisnis.
Pada
awalnya, komunikasi dalam dunia bisnis dilakukan dengan menggunakan suatu
perangkat komunikasi yang disebut telepon, dimana dengan alat ini para pelaku
bisnis dapat menyampaikan informasi dan berkomunikasi dengan pihak lain dalam
rangka menjalankan bisnisnya.
Internet
sebagai salah satu media Komunikasi Bisnis
·
Pengertian Internet
Internet
dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas dan besar yang mendunia, yaitu
menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain di seluruh
dunia, dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi dari mulai
yang statis hingga yang dinamis dan interaktif.
·
Manfaat internet
Secara
umum ada banyak manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang mempunyai akses
ke internet.
Berikut
ini sebagian dari apa yang tersedia di internet:
1. Informasi
untuk kehidupan pribadi :kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan pribadi,
rohani, sosial.
2. Informasi
untuk kehidupan profesional/pekerja :sains, teknologi, perdagangan, saham,
komoditas, berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai forum
komunikasi.
Satu
hal yang paling menarik ialah keanggotaan internet tidak mengenal batas negara,
ras, kelas ekonomi, ideologi atau faktor faktor lain yang biasanya dapat
menghambat pertukaran pikiran. Internet adalah suatu komunitas dunia yang
sifatnya sangat demokratis serta memiliki kode etik yang dihormati segenap
anggotanya. Manfaat internet terutama diperoleh melalui kerjasama antar pribadi
atau kelompok tanpa mengenal batas jarak dan waktu.
Untuk
lebih meningkatkan kualitas sumber daya manusia di Indonesia, sudah waktunya
para profesional Indonesia memanfaatkan jaringan internet dan menjadi bagian
dari masyarakat informasi dunia.
Situs
web perusahaan misalnya, menyediakan berbagai informasi. Banyak perusahaan
dewasa ini menggunakan situs web unutk mengiklankan produk, menerima pesanan
produk, meminta umpan balik pelanggan dan menerima karyawan. Mereka juga menggunakan
internet untUk berkomunikasi dengan kelompok terpilih (pilihan).Salah satu
penggunaan internet sebagai media komunikasi bisnis adalah dengan penggunaan
email, karena email adalah sarana internet yang bisa menyajikan tulisan.
E-Commerce/Pandangan
dalam Komunikasi Bisnis
Perdagangan
sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya.
Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk
berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan
penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat
didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan
barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik.Di dalam e-commerce, para pihak yang
melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan hanya berhubungan melalui suatu
jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan
media internet.
Bisnis
dan Komunikasi
Ditinjau
dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek
kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada
peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai
tujuan.
Dalam
lingkup organisasi, tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang
ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan
manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat. Dan dapat didefinisikan
sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang
merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan hierarchies antara satu dengan lainnya dan berfungsi
dalam suatu lingkungan.
KOMUNIKASI
YANG EFEKTIF DALAM ORGANISASI BISNIS
Komunikasi
Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya
mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan
komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal
(lisan dan tulisan),maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia
organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota organisasi melakukan
pekerjaannya dengan melakukan komunikasi.
Dalam
kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer. Banyak
perusahaan dari berbagai industri menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan
aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak pimpinan perusahaan akan
lebih efektif, dibandingkan penyelesaian aktifitas secara individual. Pemakaian
tim kerja diharapkan dapat menciptakan sinergi yang positif. Penjumlahan aggota
dalam tim akan memungkinkan menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan
output total yang dikerjakan oleh masing-masing individu. Tidak peduli seberapa
berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya
kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan
komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan
berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk
dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan
atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta
keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian
yang sangat penting.
C.
PENGARUH
PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN BISNIS
Membuat
keputusan (decision
making)
Membuat
keputusan (decision making) adalah
suatu proses memilih alternatif tertentu dari beberapa alternatif yang ada.
Jadi, membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara
untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan
keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi
pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan
dalam batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu
keputusan yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang
bisnis.
Di sini
seorang Wirausaha harus cepat mengambil suatu keputusan agar dapat menggunakan
kesempatan sebaik-baiknya. Wirausaha yang ingin maju dalam bisnisnya, harus
dapat memutar akal dengan mengandalkan intuisi, ide-ide yang penuh kreatif dan
inovatif. Mereka juga harus memandang persoalan dalam konteks yang lebih luas,
sambil mengingat bahwa keputusan-keputusan utama akan mempunyai akibat-akibat
jangka panjang atas operasi bisnisnya. Seorang wirausaha diharapkan lebih aktif
dalam dan lebih kreatif, karena ia harus membuat keputusan (decision making)
tanpa bantuan data-data kuantitatif (data berbentuk angka-angka) atau
dukungan staf yang berpengalaman.
Keberhasilan
seorang Wirausaha di dalam bisnis, tergantung pada kemampuan membuat keputusan
yang meningkatkan keuntungan bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan
membuat keputusan dapat diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun.
Akan tetapi, dalam prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus
cepat disadari dan diambil tindakan pembetulannya.
Dalam
perusahaan besar, biasanya pembuatan dan pengambilan keputusan itu didasarkan
atas dasar data-data dan dokumentasi perusahaan yang terdapat dalam survei,
laporan usaha, dan sebagainya. Informasi ini biasanya telah dihimpun dengan
cara yang sudah ditentukan, sesuai dengan teknik-teknik pemecahan masalah.
Adapun
pedoman untuk membuat keputusan, kuncinya adalah sebagai berikut:
1. Terlebih
dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.
2. Identifikasi,
bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di
bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika,
penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.
3. Keberanian
dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan
4. Bersedia
untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.
5. Ambillah
risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar
6. Dalam
keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah
berhasil pada masa lampau.
7. Jauhilah
keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang
sekarang.
8. Keputusan
perlu diuji cobakan dahulu.
Seorang
Wirausaha harus memulai menerapkan keputusan, semua keragu-raguan dan
ketidakpastian haruslah dibuang jauh-jauh. Jika anda dihadapkan pada alternatif
harus memilih, maka buatlah pertimbangan-pertimbangan yang matang. Kumpulkan
berbagai informasi dan boleh meminta pendapat orang lain. Setelah itu, ambil
keputusan dan jangan ragu-ragu. Dengan berbagai alternatif yang ada dalam
pikiran, para Wirausaha akan dapat mengambil keputusan yang terbaik. Banyak
factor yang dapat mempengaruhi pembuatan keputusan (decision making),
diantaranya motivasi, persepsi, dan proses belajar.
Dalam
proses pembuatan keputusan, kenyatannya ada Wirausaha yang mampu mengambil
keputusan berdasarkan pengalaman, dan ada pula Wirausaha yang berperilaku
membuat keputusan secara otomatis. Jika keputusan diambil berdasarkan pada
pengalaman masa lalu, hendaknnya tergantung juga pada tempat, waktu, pendidikan
Wirausaha, dan sebagainya.
·
Seorang Wirausaha yang kreatif adalah yang
pandai mengambil keputusan- keputusan yang tepat dalam bisnisnya.
· Seorang Wirausaha suksesnya tergantung pada
kemampuan mengambil keputusan yang meningkatkan kemampuan meningkatkan laba
bisnis pada masa mendatang.
· Seorang wirausaha yang ingin maju sangat
tergantung pada ekspentasi masa depan dan keberlanjutan bisnisnya.
Faktor
dan pertimbangan membuat keputusan
Dalam
mengelola bisnisnya, para worausaha harus membuatkeputusan akhir dengan
memperhatikan faktor-faktor dan pertimbangan berikut:
·
Ukuran dan kompleksitas bisnis.
·
Harapan mengenai pertumbuhan dan perkembangan
bisnis.
·
Fasilitas jasa yang tersedia di daerah untuk
berbagai instalasi sistem.
· Kualitas dan kuantitas dari staf yang
tersedia untuk pelbagai jenis system dan fasilitas latihan yang tersedia.
·
Jumlah transaksi yang harus diproses.
·
Faktor-faktor keuangan.
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
A. Penentuan Proses Komposisi
Menyusun pesan bisnis yang menarik
perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan
bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis.
Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu
:
1. Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini,
ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan.
Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
a. Penentuan
tujuan
b. Analisis
audiens
c. Penentuan
ide pokok
d. Pemilihan
saluran dan media
2. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan,
selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi
dua kegiatan, yaitu :
a. Mengorganisasikan
pesan
b. Memformulasikan
pesan
3. Revisi Pesan
Pesan yang telah
disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah
memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
a. Menyunting
pesan
b. Menulis
ulang
c. Memproduksi
pesan
d. Mencetak
pesan
B. Penentuan Tujuan
Pesan bisnis dapat
menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada
pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk
dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang
jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan unum komunikasi
bisnis, yaitu :
1. Memberi
informasi (informing)
Tujuan pertama dalam
komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia
bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan
membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf
adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2. Membujuk
atau persuasi (persuading)
Tujuan
kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering
dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan
orang lain dalam bisnis.
3. Melakukan
kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam
komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara
seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut
seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan
domestik maupun perusahaan asing.
C. Analisis Audience
Analisis terhadap
audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu
ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas
pesan yang mereka terima.
a. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang
sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui
penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada
orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
b. Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari
beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau
bertindak sebagai pengambil keputusan.
c. Menetapkan jumlah dan komposisi
audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi
pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan
berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
d. Mengukur Tingkat Pemahaman
Audiens
Apabila penerima memiliki latar
belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki
pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
e. Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan
sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
f. Memenuhi Kebutuhan Informasi
Audiens
Pesan yang baik
akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi
penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang
perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi
audiens, yaitu :
1. Temukan apa
yang ingin diketahui audiens
2. Antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. Berikan
semua informasi yang diperlukan oleh audiens
4. Pastikan
bahwa informasi yang diberikan akurat
5. Tekankan
gagasan yang paling menarik bagi audiens.
g. Memuaskan kebutuhan emosional
dan praktis Audiens
Pesan
yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan
atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis
disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai
tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan
emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang
menarik.
D. Penentuan Ide Pokok
Setiap pesan
bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan
(topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu
diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda.
Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan
pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik
tersebut.
Cara yang dapat digunakan untuk
menentukan ide pokok :
a. Brainstorming
Brainstorming adalah suatu
cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk
mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan
fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:
1. Storyteller’s
Tour
Hidupkan tape
recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan
berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima.
Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat
ditemukan dengan mudah.
2. Random
List
Tulis segala
sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari
hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok –
kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.
3. Conclusions,
Findings, Recommendations (CPR) Worksheet
Jika subjek yang dibahas
mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu
menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan
rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.
4. Journalistic
Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan
poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap
siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam
pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
5. Question
and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience
a. Petunjuk atasan
Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini
banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi.
Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang
sebenarnya dapat didesentralisasikan.
b. Kebiasaan
Cara yang ketiga dalam
menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi
situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok
tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya
sama atau relatif sama saja.
E. Seleksi Saluran dan Media
Pesan-pesan bisnis
harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua
saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara
atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik
dari kedua saluran komunikasi tersebut.
a. Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang
palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan
antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara,
pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna
sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih
tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
b. Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat
dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan
kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada
sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang
tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
Komunikasi Lisan :
1. Anda
menginginkan umpan balik segera dari audiens..
2. Pesan anda
relative sederhana dan mudah di mengerti .
3. Anda tidak
memerlukan catatan permanan
4. Anda dapat
mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
5. Anda
menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.
Komunikasi Tertulis :
1. Anda tidak
memerlukan unpan balik segera.
2. Pesan anda
sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.
3. Anda memerlukan
catatan permanen.
4. Anda ingin
mencapai audiens yang luas.
5. Anda ingin
mengurangi distorsi penyampaian pesan.
Media pada saluran lisan :
1. Percakapan
tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
2. Telepon,
voice mail
3. Radio, televisi,
Computer
4. Pita audio
dan video
5. Teleconference
6. Video
conference
Media pada saluran tertulis :
1. Surat,
memo, laporan, proposal
2. Elektronik
mail / email
3. Telepon
(sms)
4. Computer
5. Faks
6. Telegram
7. Pos biasa
dan khusus
PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS
A.
Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline
Outline membantu untuk memvisualisasikan hubungan antara bagian
yang satu dengan bagian yang lainnya. Outline juga akan menuntun kita untuk
mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan
efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu untuk
mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan
memahami pemikiran komunikator.
Susunan outline yaitu:
1. Mulai
dengan ide pokok
Ide pokok akan membantu untuk
menetapkan tujuan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok merupakan titik
awal untuk membuat outline.
2. Menyatakan
poin-oin pendukung yang penting
Selanjutnya
menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok
tersebut.
3. Ilustrasi
dengan bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline
adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasi
dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline yang
dibuat akan menjadi semakin baik.
B. Pemilihan Kata yang Tepat
Dalam menyampaikan
pesan-pesan bisnis kepada audiens, peran kata menjadi penting. Penggunaan kata
yang sama sekali tidak diketahui sangat asing bagi audiens bukan saja
pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi penyampaian maksud/tujuan
komunikasi menjadi terganggu.
Oleh karena itu perlu diperhatikan
hal-hal berikut:
1. Pilih kata
yang familiar/dikenal
2. Pilihlah
kata-kata yang singkat
3. Hindari
kata-kata yang bermakna ganda
C. Membuat Kalimat yang Efektif
Kalimat haruslah
disusun secara efektif agar pesan yang disampaikan mudah dimengerti. Kalimat
efektif adalah bentuk kalimat yang disusun untuk mencapai informasi yang tepat.
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu:
1. Kesatuan
pikiran
2. Kesatuan
susunan
3. Kelogisan
Sumber:
